وظائف

Published October 28, 2010 by Yassmin Elnazer

Job Title : HR/Administrative & Finance Assistant
Job Summary : Assist and support the Human Resources and
Financial department
Base/location : Cairo
Place with the organisation : Hierarchically under the supervision of the Human Resources
and Financial Coordinator
Length : 4 or 5 months (interim maternity leave) Nov/Dec 2010-April 2011
Level : 6
Name of the employee :

JOB PURPOSE

The Administrative & Finance Assistant will be responsible to assist the HR & Fin Co on the overall Human Resources, administration and finance management of the whole mission.

CORE TASKS AND RESPONSIBILITIES

Human Resources and Administration

Assists the HR & Finance Coordinator for all administrative matters, including registration and legal issues

More specifically:

National staff
Maintains and update the individual files of the national staff: ID sheet, job description, contract, leave, medical expenses, evaluation schedule, and salary increment, trainings, using the internal MSF software (Homere)
Prepares monthly salary sheets, calculate taxes, and over time and record it in Homere
Briefs in Arabic the employees about MSF, the Internal regulation, contract, job profile…
Assist the HR & Fin Co for the recruitment of national staff
Supervises the administrative staff including cleaners and cooks

International staff
Is responsible for the arrival procedures for expatriates: schedule the briefings with various departments, collection of main docs (passport, visa, flight ticket, personal file form), cultural briefing, introduction to the team
Keep record and update the individual files of the expatriates and ensure proper follow up on administrative details such as expiry date of visa, permits, passports
Is the main responsible on all aspects related to expatriate’s permits including but not limited to visa request, visa extensions, work permit and residence permit, registration, taxation
Responsible for travel arrangement such as flight ticketing, airport pick up and drop off of expatriates on both national and international level.
Ensures that all expatriates are registered in their relevant embassies/consulates as soon as they arrive in the country
Prepare expatriate per diem and supervise the reimbursements of private phone bills and other private costs
Prepares the Expatriates Movements, Whereabouts on a monthly basis

General administration
Maintains a proper filing system and file accordingly all administration, accounting, legal, or other documents
Follows-up all contracts and agreements, rental agreements, office equipment maintenance contracts, insurances, gas station, utilities etc.
Update the organisation charts & Coordination contact list on monthly basis
Acts as an interpreter for the HR & Fin Co when needed
Drafts and translates documents from English to Arab and from Arab to English

Accounting
Assists the HR & Finance Coordinator in the finance and accounting management of the mission, including follow-up of the monthly expenses and elaboration of financial reports using the internal MSF software (Saga)

More specifically
Is responsible for daily accounting, cashbox transactions (cash requests, cash payments, collection of the receipts, transfer requests from the safe) and cash control
Ensuring that all vouchers and supporting documents are properly organised and filed, and that they are in compliance with MSF internal requirements
Monitors and proceeds to payment of all outstanding bills (telephone, electricity, local purchase etc.)
Monitors operational advances to other staff members
Assists in preparing the monthly checklist and request for transfers
Elaborates the monthly report concerning the expenses follow-up
Responsible for the data entry in Saga (accounting software)
Responsible for the maintenance of full confidentiality concerning any financial information
Check accuracies through running saga entries against cash-counts
Maintain the filing system of financial records
Check Exchange Rate monthly and send to both Coordination & Project offices
Comply with all relevant MSF policies and procedures with respect to fraud, health and safety and other relevant policies
Maintain cheque book and prepare cheques when required
Any other duties requested by the direct supervisor

SKILLS AND QUALITIES REQUIRED:
2-3 years proven experience in Accounting or HR/Administration
Experience of working with accounting software
Proven numeracy skills
Computer literacy with MS Office applications
Knowledge of English – spoken and written, fluent Arabic
Ability to work with little supervision in a busy team
Organisational abilities
Sense of human relations
Dynamic, flexible and pro-active attitude
Motivation to work in an international and intercultural context
Good understanding of humanitarian NGOs requirements
Capable to organise his/her own work, multi tasking

Start Date: November 15, 2010
Duration of Contract: 5 Months (possible extension)
Reason: Interim Maternity leave
Location: Cairo
Closing date for applications: Saturday 06th November 2010
All applications shall be sent to the following email address:
recruitment.egypt.adm@gmail.com

(PLEASE MENTION NGO’S JOB OPPORTUNITIES FACEBOOK GROUP IN YOU COVER EMAIL)
________________________________________________________
Please invite your friends to add or join JOBS for Group #2
برجاء دعوة اصدقاءك للمشاركة او الحصول علي الفرص الوظيفية علي الجروب التالي
http://www.facebook.com/group.php?gid=157134257091&ref=ts
Back to Messages

مؤسسة المصري لخدمة المجتمع المشهرة برقم 7504 لسنة 2008، تعلن عن حاجتها لشغل وظيفة مختص شئون إدارية للمؤسسة، وتدعو الراغبين في التقدم من ذوي الخبرات والمهارات إلي إرسال السيرة الذاتية محدثة ومتضمنة صورة شخصية حديثة، وإرفاق مسمي الوظيفة لعناية السيد مدير المؤسسة علي البريد الإلكتروني التالي info@elmasryfoundation.org ، وبحد أقصي لإستقبال الطلبات حتي تاريخ الأحد الموافق 31 أكتوبر 2010.

وفيما يلي بطاقة وصف وظيفي لطبيعة العمل المطلوب

مسمى الوظيفة : مختص الشئون الإدارية رقم الوظيفة :
الإدارة : الجهاز المعاون للمدير التنفيذى صفحة رقم : 1 من 2

* مسئول أمام الرئيس المباشر: المدير التنفيذى للمؤسسة.

أولاً : المسئوليات والمهام :
* إدارة شئون العاملين * إدارة شئون المقر
* إدارة المشتريات والصيانة * إدارة المخازن
1.الإلتزام بتنفيذ الدورة المستندية والإحتفاظ بجميع النماذج الخاصة بالشئون الإدارية.
2.التسجيل بدفتر عهدة الأصول الثابتة، وإعداد دفاتر الصنف وتسجيل أذون الصرف والإضافة للمخازن.
3.مسئول عن إعداد كشوف الجرد الدورية ومطابقة الأرصدة الفعلية بالعلاقة بالأرصدة المسجلة.
4.إعداد الأجور والمرتبات وإتخاذ اللازم للصرف فى المواعيد المقررة بعد إعتمادها من المسئولين.
5.إستلام تقارير كفاءة الأداء للعاملين من الرؤساء المباشرين لهم دورياً وتقديم تقرير مجمع للرئيس المباشر بذلك.
6.مسئول عن سجل ومخزن العهد والأصول الثابتة وإضافتها فى السجلات المعدة لذلك.
7.مسئول عن حصر العهد المستهلكة وعرضها على المسئولين لإنزالها من العهدة.
8.إعداد تقارير نتائج الجرد وحصر الإحتياجات الحالية والمستقبلية والعرض على مدير المؤسسة ومجلس الأمناء.
9.يقوم بإعداد التقارير الإدارية السنوية ويشارك فى إعداد الخطط المالية والإدارية.
10.مسئول عن أرشيف سجلات العاملين وحفظ ملف كل موظف وأوراق التعيين والمتابعة الدورية ورصد الإجازات بأنواعها وتسجيل توقيتات حضور وإنصراف العاملين.
11.الإحتفاظ بالعقود والإتفاقات الكتابية مع الموردين والمقاولين ومتابعة تنفيذ الواجبات والحقوق المترتبة عليها.
12.التأكد من أن الموظفين يستخدمون النماذج المعتمدة ويراعوا الدقة والأمانة فى إستخدامها.
13.التأكد من أن الموظفين يطبقون نظام اللوائح المالية والإدارية المعتمدة، وإقتراح التعديلات اللازمة لتسيير العمل بكفاءة ومرونة.
14.متابعة مصروفات المؤسسة فيما يختص بمهامه طبقاً للمخطط والمعتمد وإبلاغ مدير المؤسسة بأى مخالفات لذلك.
15.إقتراح سبل رفع كفاءة موظفى المؤسسة، وحصر إحتياجاتهم فى البرامج التدريبية المتخصصة وموافاة مدير المؤسسة بها.
16.ضبط النواحى المتعلقة بإدارة شئون المقر الإدارى للمؤسسة وفروعها والوفاء بالمتطلبات المترتبة على إستخدام المرافق والخدمات والعلاقات الحاكمة لذلك، ومايستلزمه المقر من أعمال الصيانة الدورية.
17.يقوم بأى أعمال أخرى يكلفه بها مدير المؤسسة.

ثانياً : طبيعة العمل :
* تتطلب الوظيفة التفرغ التام لها.
* يتطلب أداء الوظيفة 20% من الوقت للعمل الميدانى ومتابعة التنفيذ، و 80% من الوقت للعمل المكتبى.
* الحد الأدنى لساعات العمل اليومية 7 ساعات / يوم، على ألا تقل ساعات العمل الأسبوعية عن 35 ساعة/أسبوع.

ثالثاً : مؤهلات شاغل الوظيفة :
1-حاصل على مؤهل عالى جامعى يفضل تخصص تجارى أو قانونى.
2-لديه خبرة عملية لا تقل عن خمس سنوات فى أماكن أخرى ذات طبيعة عمل مشابهة.
3-الإلمام باللغة الإنجليزية وإجادة اللغة العربية تحدثاً وكتابة.
4-إجادة التعامل مع التطبيقات الأساسية للحاسب الآلى والبرامج المحاسبية.
5-لديه مهارات الإبتكار والتطوير الذاتى والقدرة على إتخاذ القرارات والعمل الجماعي.
6-لديه القدرة على القيادة والتنسيق والمتابعة للأداء العام للأفراد.
7-قادر على رسم الخطط الإدارية المستقبلية ومشاركة المختصين والإستشاريين داخل المؤسسة وخارجها.

****************

(PLEASE MENTION NGO’S JOB OPPORTUNITIES FACEBOOK GROUP IN YOU COVER EMAIL)
________________________________________________________
Please invite your friends to add or join JOBS for Group #2
برجاء دعوة اصدقاءك للمشاركة او الحصول علي الفرص الوظيفية علي الجروب التالي
http://www.facebook.com/group.php?gid=157134257091&ref=ts

دار القلادة العربية اننا نرغب في التعاون مع مترجمين ومحررين لترجمة بعض الاصدارات العربية الى الانجليزية والفرنسية

ومن يجد في نفسه الكفاءة والقدرة على ذلك يمكنه ان يرسل السيرة الذاتية على الايميل التالي

aymanshowky@gmail.com

مازال الباب مفتوح للتقدم لتمثيل الفيلم القصير

و الشروط

– ان تكون بلد الاقامة ” مصر ”

– المظهر الجيد و روح التعاون و الانجاز

– حسن الاخلاق ” هامة جدا ”

الشخصيات المطلوبة


اب و ام : تحت 30 سنة
طفل صغير : تحت السنة
الولد صغير: تحت 10 سنين
شاب : حوالى 16 سنة
العم : فى نفس سن الاب تقريبا
” مصور + مونتير جيد ( للمونتاج )”

– و يتم ارسال التفاصيل و المميزات و المكاسب كاملة لمن يرسل بياناتة و يتم قبولة فى فريق العمل

– ارسال البيانات الخاصة بالسن و الشهادة و المكان الاقامة و صورة شخصية

على الايميل

balkinyplanes@hotmail.com

مطلوب بشكل عاجل جدا جدا جدا للسعودية أطباء Critical care ماستر ودكتوراة عرض مغري جدا فوق ال 25000 ريال شهريا ومميزات مغرية جدا اتصل حالا ب 0128702929 المقابلة الشخصية غدا ارسل سيرتك الذاتية الى

teleb@ymail.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

A. T. Sherbiny

Careers, Business and other stuff

My Thoughts

during my path as an Entrepeneur

Ajaytao Botanical Photography

Eternal Beauty of Nature

Espen Stenersrød- From Pen To Heart

Jack Kerouac with a scent of Henry Vaughn

dxradiologia

Just another WordPress.com site

Paul Militaru

Photography Portfolio

Cee's Photography

Learning and teaching the art of composition.

Ermilia

Blind Sight Coauthors

alm383

4 out of 5 dentists recommend this WordPress.com site

Ajaytao's Nature Blog

The Glory of the Sky, Clouds, Sunrise, Sunsets, Sea, Birds

Animals planet

Place yourself with the Wild

Discovery Enterprise

Just another WordPress.com weblog

Lightscapes Nature Photography Blog

Kerry Mark Leibowitz's musings on the wonderful world of nature photography

photographyofnia

"This is a Book, journal of my days. I write with my camera. Cats take the best place in this book. Because I am a cat photographer also." nia

Andrew Harvard Photography

"Twenty years from now you will be more disappointed by the things you didn't do than by the ones you did do. So throw off the bowlines, sail away from the safe harbour. Catch the trade winds in your sails. Explore. Dream. Discover." -Mark Twain

The right mood

Messy fragments on paper

Ray Ferrer - Emotion on Canvas

** OFFICIAL Site of Artist Ray Ferrer **

Portraits of Wildflowers

Perspectives on Nature Photography

%d bloggers like this: